Smart working, nuova era: numeri, novità normative, diritto di disconnessione

(Teleborsa) - Lo smart working entra in una nuova era e tutte le aziende dovranno adeguarsi. Pena, multe salate o addirittura l’arresto del titolare dell’impresa. Sono le novità introdotte dalla legge 34/2026 del 7 aprile, la cosiddetta Legge PMI, che rappresenta una vera svolta per il cosiddetto lavoro agile. Per garantire la sicurezza di chi lavora da remoto, le aziende devono consegnare almeno una volta all’anno un’informativa scritta sia al lavoratore sia al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS), per spiegare in modo chiaro quali sono i rischi generali e specifici legati al lavoro da casa, compresi i pericoli derivanti dall’uso prolungato del computer e degli schermi. Nell’articolo 11, il comma 7-bis inserito nell’art. 3 del D.Lgs. 81/2008 aggiorna il Testo Unico sulla Sicurezza e si applica a tutte le imprese (senza distinzioni dimensionali o di settore), senza prevedere periodi transitori, introducendo sanzioni significative, anche di natura penale: per chi non rispetterà gli obblighi di legge è prevista un’ammenda da 1.708,61 a 7.403,96 euro, ma anche l’arresto da due a quattro mesi. Ma la normativa sottolinea anche che, se da un lato l’azienda deve informare e prevenire, dall’altro il lavoratore ha il preciso obbligo di collaborare e rispettare le misure di protezione stabilite dal datore di lavoro per lavorare in modo sicuro anche da casa. Una situazione che Francesco Antonio La Badessa, partner dello Studio Ichino Brugnatelli e Associati di Milano e specializzato da oltre trent’anni in diritto del lavoro, definisce «dirompente», perché "la novità non è tanto nella sostanza degli obblighi, già esistenti dal 2017, quanto nel regime sanzionatorio che li accompagna. L’informativa sui rischi dello smart working non è un adempimento di Serie B: cambia radicalmente il livello di attenzione che il tema merita, anche nelle realtà più piccole".



I numeri in Italia - Secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, sono oltre 3,6 milioni i lavoratori italiani che nel 2025 hanno svolto almeno parte della propria attività in modalità agile, con una crescita dello 0,6% sull’anno precedente. E i numeri potrebbero anche aumentare ulteriormente nei prossimi mesi: se la crisi energetica dovuta al blocco dello Stretto di Hormuz dovesse protrarsi, il ricorso ancora più massiccio al lavoro agile è già stato indicato come una delle possibili soluzioni per ridurre i consumi. Resta sempre la netta distinzione in base alla dimensione delle aziende: nelle grandi imprese, lo smart working coinvolge il 53% del personale (a livello nazionale, quasi due milioni di addetti), oltre ai 550mila dipendenti in smart nel settore pubblico; al contrario, nelle PMI il ricorso al lavoro agile è calato del 7,7%, e nelle microimprese del 4,8% su base annua, sia per motivi organizzativi che culturali. Le stesse discrepanze si riscontrano nei documenti che regolano il rapporto tra controlli datoriali e privacy. Nelle grandi aziende, questo equilibrio è spesso gestito attraverso policy dettagliate, validate dalle rappresentanze sindacali e dal DPO. Nelle PMI, dove le strutture HR e legali sono più snelle, il rischio di gestire il tema in modo improvvisato (e quindi di esporsi a contenziosi) è significativamente più elevato.

"Il primo passo è dotarsi di un’informativa sui rischi che sia un documento sostanziale, non un modulo standard scaricato da Internet - puntualizza l’avvocato La Badessa -. Deve essere personalizzata sulla realtà aziendale, aggiornata annualmente o ogni volta che cambino le condizioni di lavoro, le attrezzature o l’organizzazione». Inoltre, è necessario che questo accordo sia scritto e consegnato al RLS in modo tracciabile (per esempio, tramite PEC), cosa che non sempre avviene nelle realtà più piccole: «Spesso lo smart working viene gestito in modo informale, senza un accordo firmato che disciplini le fasce orarie, il diritto alla disconnessione, le modalità di controllo consentite e le attrezzature fornite dall’azienda. Questo espone il datore di lavoro a contenziosi su più fronti contemporaneamente: sicurezza, privacy, controllo a distanza, orario di lavoro». Una delle questioni più sensibili riguarda i poteri di controllo del datore di lavoro. La legge è chiara: il datore ha il diritto di verificare la prestazione lavorativa anche in modalità agile, ma con limiti precisi. Sono vietati i controlli a distanza sull’attività del lavoratore tramite strumenti tecnologici, salvo accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro. Il datore di lavoro può verificare la prestazione del proprio dipendente, ma non può sorvegliarlo in maniera continua attraverso software di monitoraggio invasivo e screenshot automatici del desktop.



Il nodo sicurezza - Nonostante il lavoro «a distanza», il datore di lavoro rimane il responsabile della sicurezza dei propri dipendenti. È questo il nodo che la Legge 34/2026 affronta, rafforzando l’impostazione già presente nell’art. 22 della L. 81/2017: l’obbligo di prevenzione si assolve attraverso la formazione e l’informazione. «Per questo, l’informativa scritta non è un mero adempimento burocratico, ma uno strumento sostanziale di tutela - rimarca La Badessa -. Il datore di lavoro deve assicurarsi che il lavoratore abbia effettivamente compreso i rischi e le misure di prevenzione. Nelle grandi aziende questo avviene attraverso moduli e-learning certificati, con tracciatura della fruizione. Nelle PMI, dove le risorse sono più limitate, anche un briefing documentato con il responsabile diretto può fare la differenza in sede di ispezione». I rischi per chi lavora da casa sono fisici, come il pericolo di cadute o posture scorrette, ma anche psicosociali, con iperconnessione e isolamento professionale tra i casi più comuni. Sul fronte aziendale, i rischi principali per le imprese sono di natura legale e reputazionale: contenziosi per il mancato rispetto degli accordi individuali, sanzioni ispettive, responsabilità civile in caso di infortuni non adeguatamente prevenuti, e con le novità normative di quest’anno anche l’esposizione a sanzioni penali per l’omessa consegna dell’informativa.





Diritto alla disconnessione: a che punto siamo - Il diritto alla disconnessione, vale a dire la facoltà del lavoratore di non essere reperibile al di fuori degli orari concordati senza subire conseguenze disciplinari, è previsto dall’art. 19 della Legge 81/2017 come contenuto necessario dell’accordo individuale. Con il quadro normativo del 2026, questo diritto acquisisce un peso ulteriore, con l’entrata in scena della fattispecie sanzionatorie introdotte dalla Legge 34/2026 in caso di omissione dell’informativa annuale. Ma secondo l’avvocato La Badessa, non si tratta solo di rispettare obblighi di legge, bensì di cogliere un’opportunità per creare le migliori condizioni di lavoro possibili per i dipendenti e ridurre al minimo il rischio di contenziosi: «Il diritto alla disconnessione non è solo una tutela per il lavoratore: è anche un’opportunità per l’azienda. Un dipendente che non riesce a staccare produce meno, si ammala di più e prima o poi lascia. Definire fasce di reperibilità chiare, rispettarle e inserirle nell’informativa annuale sui rischi non è solo un obbligo normativo: è una scelta di buona organizzazione aziendale. Le imprese che lo fanno, lo fanno anzitutto per sé stesse». Il rischio, infatti, è che «lo smart working venga attivato come beneficio per i dipendenti senza costruire intorno ad esso il necessario impianto di compliance, soprattutto nelle PMI - conclude l’avvocato -. Il mio consiglio è di partire dall’accordo individuale e dall’informativa annuale: sono i due documenti che, in caso di ispezione o contenzioso, fanno la differenza tra un’azienda tutelata e una esposta».